Registre des procès-verbaux. Sa soumission électronique est obligatoire.

Un développement nouveau et très important dans la tenue des registres de procès-verbaux

La loi 14/2013 relative au soutien aux entrepreneurs a instauré la légalisation obligatoire au format électronique et par soumission électronique des livres des hommes d’affaires, y compris le livre des procès-verbaux et le registre des associés.

À ce jour, l’application de ce règlement a été très hétérogène d’un registre du commerce à l’autre. C’est pourquoi, le 12 février 2015, la Direction générale des registres et des notaires a publié une instruction visant à harmoniser les critères et à faciliter la mise en œuvre de cette obligation légale.

Les points fondamentaux de cette instruction sont les suivants :

– La soumission électronique des livres obligatoires et, par conséquent, des procès-verbaux est obligatoire pour tous les exercices financiers commençant le 29/09/2013 ou après cette date.

–          Date limite de soumission : dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier.

–          Les registres de procès-verbaux papier légalisés seront clos par une simple formalité lors de la première soumission électronique.

– L’obligation s’étend aux registres des procès-verbaux du conseil d’administration et au registre des décisions de l’associé unique.

– Les modifications apportées au cours de l’année précédente et qui affectent le registre des membres doivent également être signalées.

–          La soumission tardive sera enregistrée conformément à l’art. 333.3 du RRM.

– Il est possible de rectifier des livres déjà légalisés par certification de l’organisme administratif.

– Il est possible de légaliser un document historique si aucun livre n'a jamais été légalisé auparavant.

Conclusions :

Avant le 30 avril 2015, la légalisation des procès-verbaux de l'exercice 2014 selon la méthode décrite ci-dessus sera obligatoire . Désormais, les registres de procès-verbaux traditionnels ne seront valables que pour les procès-verbaux des exercices précédents.

L'obligation de soumettre électroniquement les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et du conseil consultatif en début d'année implique que les entreprises doivent consigner fidèlement leurs réunions dans ces procès-verbaux. Cette obligation a toujours existé, mais son application effective par les PME a toujours été très inégale.

Nous sommes à votre disposition si vous avez besoin d'aide pour la légalisation de livres ou même pour la rédaction de procès-verbaux.

Nous serions ravis de vous aider.

Marc Ivars

Avocat.

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À Àmbit Assessor, SL a 40 ans d'expérience dans le conseil fiscal, comptable et social de la Pime.

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